Cet article explique comment exporter dans un fichier CSV toutes les soumissions d’un formulaire ou celles d’une période. Vous saurez confirmer l’export, lire le fichier et garder vos demandes au-delà de leur durée de conservation.
Avant de commencer
- L’export se fait depuis le menu Formulaires, réservé aux administrateurs du site.
- Chaque export demande un code de confirmation. Les propriétaires du site reçoivent un e-mail à chaque export.
- L’export porte sur l’environnement affiché. Depuis Production, vous exportez les demandes de vos visiteurs. Depuis Staging, vos soumissions d’essai.
Exporter toutes les soumissions d’un formulaire
- Dans le menu de l’administration, ouvrez Formulaires, puis Production.
- Survolez la ligne du formulaire et cliquez sur Exporter en CSV. La fenêtre Confirmez votre export s’ouvre.
- Saisissez le code demandé.
- Cliquez sur Confirmer et télécharger. Le message Code accepté. Votre fichier arrive. s’affiche et le fichier se télécharge.
Exporter une période
- Dans Formulaires, cliquez sur le nom du formulaire.
- Dans la barre, choisissez la période, par exemple 30 derniers jours. Pour une autre période, saisissez deux dates et cliquez sur Appliquer.
- Au-dessus de la liste des soumissions, cliquez sur Exporter en CSV (période en cours).
- Saisissez le code demandé.
- Cliquez sur Confirmer et télécharger.
Confirmer l’export par un code
Le code dépend de la façon dont vous protégez votre compte.
| Votre compte | Code à saisir |
|---|---|
| Double authentification activée | Le code de votre application d’authentification ou l’un de vos codes de secours. |
| Double authentification non activée | Le code reçu par e-mail à l’ouverture de la fenêtre. |
| Message | Que faire |
|---|---|
| Code erroné. Réessayez. | Vérifiez le code et saisissez-le de nouveau. |
| Ce code a expiré. Fermez cette fenêtre et cliquez à nouveau sur Exporter. | Fermez la fenêtre et relancez l’export. Un nouveau code est demandé. |
| Trop de codes erronés. Votre compte est bloqué un moment ; réessayez plus tard. | Patientez avant de recommencer. |
Le code est demandé à chaque export, sans exception. Une personne qui aurait pris la main sur votre session peut lire l’écran mais ne repart pas avec le fichier.
Savoir qui est prévenu
Chaque propriétaire du site reçoit l’e-mail Soumissions exportées. L’e-mail nomme la personne qui a exporté, le formulaire, le nombre de soumissions, l’environnement et la période. Le propriétaire est prévenu même quand il a fait l’export lui-même.
L’export apparaît dans l’historique du site. Lire l’historique de votre site explique où le lire.
Lire le fichier
Le fichier est un CSV encodé en UTF-8 dont les valeurs sont séparées par des virgules. Un tableur l’ouvre avec ses accents. Son nom reprend le nom du formulaire, la période et la date du jour.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Date | La date et l’heure de la soumission. |
| Canal | Le canal de l’arrivée retenue ou Direct. |
| Référent | Le site d’où venait le visiteur. |
| Source, Support, Campagne | Les paramètres du lien de campagne suivi par le visiteur. |
| Page | L’adresse de la page d’où part la soumission, depuis la racine du site, par exemple /biens-a-vendre/maison-sur-la-plage/. |
| Consentements | Les usages acceptés. Seulement sur un formulaire qui porte un champ Consentement. |
| Documents légaux | Le document accepté ou cité et son édition. Seulement sur un formulaire qui lie un document légal. |
| Une colonne par champ | La réponse, sous le libellé du champ. Un choix s’écrit avec le texte de son option. |
| Utilisateur | Le compte du visiteur connecté ou Non connecté. |
Les colonnes de provenance suivent le modèle d’attribution choisi dans la barre au moment de l’export. Avec Linéaire (réparti également), chaque colonne liste les arrivées d’une soumission dans le même ordre. Un « | » les sépare.
Un canal vide signale une soumission dont l’origine est inconnue. Une visite directe est écrite Direct. Filtrer sur un canal vide isole les seules demandes sans origine connue.
Garder vos demandes au-delà de leur conservation
Chaque soumission est gardée 13 mois par défaut, puis effacée avec ses réponses. Le bandeau en haut du menu Formulaires affiche la durée appliquée à votre site. Il affiche par exemple Chaque soumission est conservée 13 mois pour respecter la réglementation sur les données. Une soumission effacée ne se récupère pas.
- Pour garder une trace au-delà, exportez vos soumissions avant leur effacement.
- Pour garder vos soumissions plus longtemps sur le site, demandez-nous d’allonger leur conservation. Elle peut aller jusqu’à une conservation sans limite. Le bandeau affiche alors la nouvelle durée ou disparaît.
Les preuves de consentement sont gardées 36 mois et les preuves d’acceptation d’un document légal 10 ans. Ces durées ne descendent jamais sous celle des soumissions.
L’archive de Récupérer votre site contient un fichier CSV par formulaire avec toutes les soumissions de la Production.